OJTをする余裕がない！企業ができるOJTの改善方法や役立つツールを紹介

OJTとは、日々の実務を通して、知識や技術を教える人材育成の重要な手法です。しかし「OJTをする余裕がなく悩んでいる」という管理職や人事担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、OJTをしないことで起こりうる問題やOJTをする余裕がない理由、余裕を持ってOJTを実施するためにできることなどを解説します。OJTに役立つツールも紹介していますので、人材育成がうまくいかず困っている方はぜひご一読ください。

OJTは人材育成において欠かせない手法です。OJTを実施する余裕がない状態が続くと、新人教育はもちろん、会社の技術力や生産性などにも悪影響を及ぼしかねません。

ここでは、OJTを実施する余裕がない場合に起こりうる問題を3点解説します。

適切なOJTが受けられない職場では業務スキルがなかなか上がらず、新人が不安や焦りを感じる恐れがあります。OJTを行う余裕がないほど忙しい職場だと、周囲の先輩への質問もしづらいかもしれません。

正しい業務のやり方が分からず、常に手探りで不安を抱えながら働く環境は、ストレスを感じやすくなります。「ここにいても成長できない」と判断した場合、自身のキャリア形成を考えてすぐに離職してしまうでしょう。

新人の早期退職は、教育や採用のコスト増につながるため、会社にとって深刻な損失となります。また、新人が育たないことで、将来的に会社の成長も止まってしまいます。

会社が独自で培ってきた技術やノウハウは、OJTなどを通して先輩から後輩に受け継がれていくものです。

OJTを実施する余裕がなく新人教育がおろそかになると、正しい業務のやり方や会社の大切な技術・ノウハウが次世代に受け継がれず、途絶えてしまいます。その結果、品質が低下し、その会社ならではの強みが失われ、競争力の低下につながります。

OJTを実施する余裕がないと、新人に正しい業務の進め方や重要なルールをしっかり伝えることができません。業務のやり方が統一されず、人によっては理解度や知識があいまいなまま業務を進めることになります。

その結果、品質やスピードにばらつきが生じて、ミスが増加する恐れがあります。ミスにより手戻りの時間が多く発生すれば、時間的・心理的余裕がなくなり、さらにOJTにまで手が回らない職場になりかねません。

また、OJTに時間を割く余裕がなく新人に仕事を任せられない状態では、ベテランのみに業務が集中することになります。新人は手が空いているもののノウハウがないため、できる仕事がないという状況が生まれてしまいます。

OJTをする余裕がない理由は、大きく分けて以下の3つの要素が不足しているためと考えられます。

それぞれについて詳しく説明します。

OJTをする余裕がない理由の一つは、OJT担当者のリソース不足です。

業務量が多く、通常のタスクをこなすだけで精一杯という環境で新人のOJT担当に任命されたとしても、時間的・心理的な余裕が全くありません。新人教育には時間がかかることもあり、どうしても目先の業務を優先してしまい、新人教育が後回しになりがちです。

これはOJT担当者に責任感がないせいではなく、そもそも新人育成に割ける時間の余裕がないことが問題と言えるでしょう。

OJTの仕組みが会社内や部署内で統一されていないことも、OJTをする余裕がない原因の一つと言えます。

OJTで教えるべき内容や手順、目的、期間などがしっかり定まっておらず、ただOJT担当者に丸投げするだけだと、手探りで教えなければなりません。非効率なOJTが続くと、担当者の負担がますます大きくなってしまいます。

また、OJT用のマニュアルが整備されていないと、教える内容が担当者ごとの裁量にゆだねられることになります。その結果、新人の業務への意識や品質にもばらつきが出やすくなるでしょう。

OJT担当者やその上司、または会社全体が、OJTを「本業の片手間でやる雑務」と認識していると、OJTが形骸化しやすくなります。

また、担当者がOJTに力を入れても評価に反映されない場合、評価が得られる他の業務を優先するかもしれません。OJTの重要性が理解されないことでモチベーションが低下するため、後回しになってしまいます。

OJTの余裕がない理由について解説してきました。この状態を改善し、余裕を持ってOJTを実施するためには、以下について考えることが重要です。

• 通常業務の効率を考える
• OJTのあり方を見直す

ここでは、2つ目の「OJTのあり方を見直す」という点に着目し、具体的にどのような対策が考えられるかを詳しく解説します。

「OJTはOJT担当者に全て丸投げ」という意識だと、OJT担当者に負担がかかりすぎてしまい、余裕を持ったOJTが実現しません。また、先ほども述べたように、人によって教えるレベルにばらつきが出る恐れもあります。

まずは、OJTに対する意識を会社全体で変えることが大切です。OJT担当者に全て押し付けず、全員で新人をサポートする体制を整えましょう。さまざまな立場の人から学ぶことで、新人の学びの幅も広がります。

OJT担当者には新人を教育する役割がありますが、会社や責任者にはそのOJT担当者を教育する役割があります。

OJT担当者向け研修を実施し、OJTの重要性や具体的な指導方法、実施計画の立て方などを伝えましょう。OJT担当者とのミーティングを定期的に設け、教育する側の困りごとや悩みごとを解消できる環境に整えることも大切です。

日々の業務が忙しい職場こそ、新人がひとりでも学べる学習環境を用意しましょう。OJTで学ぶ内容を学習コンテンツ化すれば、OJT担当者の不在時や他の業務で手が離せないときでも、新人ひとりで学習を進められます。

また、学習コンテンツを作ると、OJT担当者の裁量による指導内容のばらつきがなくなり、全ての新人が同じ水準の指導を受けられます。指導内容を忘れても、その都度学習コンテンツに戻って確認すればよいため、新人も業務に自信を持って取り組めるでしょう。

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OJT担当に任命される人は業務内容を熟知した優秀な人であることが多いため、すでに多くの業務を任されている場合があります。その人がどんなに優秀でも、業務に追われてOJTの時間が確保できないと、新人の育成は難しいでしょう。

OJT担当者を決めるに当たり、その人が抱える他の業務を見直し、物理的に時間を確保する工夫が必要です。「OJTの時間」を予定に組み込み、その時間はOJTに専念できるように体制を整えましょう。

先述した通り、OJTは雑務ではなく、優先して取り組むべき重要な業務の一つです。

そのため、OJTの取り組みや実績は人事評価に組み込む必要があります。これにより、OJT担当者のモチベーションアップが期待できるでしょう。

OJTの実績を適切に評価するためにも、OJTを通じて新人にどのようなスキルを身に付けてほしいか、そのためにいつ何をするか、といった具体的な目標や計画を定めることが大切です。

会社の未来を担う新人や若手の採用も大切ですが、業務経験者の採用も非常に重要です。

教育に時間がかからず即戦力となる中途人材を増やせば、一人一人の業務負担が軽減され、OJTを実施する余裕を持つことができます。

OJTを効率良く行うために、アプリやシステムなどのデジタルツールを導入するのもお勧めです。

例えば、アプリで事前に専門用語やマニュアルを学べるようにすると、ある程度の知識が身に付いた状態で実務に取り組めるため、OJTがスムーズに進みます。全ての新人に伝えるべき内容は、ツールを使って録画しておけば、毎回同じことを説明する手間を省くことが可能です。

また、OJT担当者が新人を複数人受け持つ場合は、各人の進捗状況を管理できるようなツールを取り入れるとよいでしょう。

このように、ツールを活用すると教育効果が高まり、OJT担当者の負担が軽減されます。

なお、使用するツールは、自社に必要な機能が備わっており、サポートが充実しているものを選ぶことが大切です。

OJTに役立つツールには、以下のような種類があります。

• OJTマニュアル作成ツール
• スキル・進捗管理ツール
• オンライン学習ツール

それぞれ詳しく解説します。

効率的にOJTを進めるには、教育の内容や手順、目的をまとめたマニュアルがあると便利です。

しかし、マニュアル作りには時間がかかるため、多忙な職場では作成する余裕がないでしょう。手分けして複数人でマニュアルを作ると、人によってテンプレートが異なり、統一感がなく見づらいことがあるかもしれません。

このような手間がかかるマニュアル作成をサポートしてくれるのが、OJTマニュアル作成ツールです。ガイドに沿って情報を入れるだけで作成できるため、手間を大きく短縮し、見やすいマニュアルを作成できます。

動画マニュアルを作れるツールもあり、文章や写真だけでは伝わりにくい内容を分かりやすく解説する際に役立ちます。

新人の数が多い場合や入社時期が人によって異なる場合、「誰をどこまで指導したのか」「誰がどんなスキルを持っているか」を全て把握するのは困難でしょう。そこで活躍するのが、スキル・進捗管理ツールです。

このツールを使えば、一人一人のスキルや指導した内容をまとめて管理できます。教えるべき内容を取りこぼすことや、同じ内容を重複して教えることがなくなり、OJTの効率が高まります。

スキル・進捗管理ツールは、OJT担当者が変わる際の引き継ぎにも役立つでしょう。他部署と連携して業務を行う場合も、誰がどのようなスキルを持っているかひと目で分かるため便利です。

オンライン学習ツールとは、新人が業務に関する知識やスキルを学ぶためのツールです。OJTと組み合わせることで、高い教育効果が期待できます。

ツールを使って事前に基本的な知識を学んでおけば、OJTの場では実務に専念できます。また、OJT担当者が不在の日でも学習を進めることが可能です。

オンライン学習ツールの中には、知識をインプットするだけでなく、テストを通じてアウトプットをし、確実に知識が身に付くようサポートできるものもあります。

余裕を持ったOJTのためにオンライン学習ツールを導入するなら、新人教育をサポートする学習アプリ「Monoxer」がお勧めです。

Monoxerは、学んだ内容を「定着」させることに特化した学習アプリです。ここでは、Monoxerの特徴や導入するメリットを紹介します。

Monoxerを導入すれば、基礎的な知識から営業トークまで体系的に学習することが可能です。

Monoxerでは、商品知識や業務手順など、業務内容に合わせた自社オリジナルのコンテンツを作成できます。これにより、選択形式や○×形式の問題を解きながら、業務に必要な内容をしっかり定着させることが可能です。

業務に必要な基礎知識を学習できるため、OJT担当者の負担を大きく削減できます。

同じ環境で同じ内容を学んでも、人によって記憶の定着度は異なります。学んだことを定着させるには、一人一人に合ったタイミングで反復学習を行うことが大切です。

Monoxerは、AIを活用して一人一人の記憶度と忘却速度を分析し、その人に合ったタイミングで復習を促す問題を出します。これによって効果的な反復学習が可能になり、たしかな記憶定着につなげます。

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Monoxerを活用できるのは、業界や商品に関する基礎知識の学習だけではありません。営業で必要なトークスキルやヒアリング力を高めるための勉強、資格取得や認定試験のための勉強など、幅広い場面で役立ちます。

OJTと組み合わせて活用することはもちろん、ひとり立ちしてからもさまざまなシーンで役立ちます。内定者や外部パートナーの早期戦力化にもお勧めです。

せっかく時間をかけて学んでも、その内容が定着しなければ意味がありません。

Monoxerは、一人一人の学習状況だけでなく、記憶の定着状況も管理できます。定着状況が分かれば、OJTの担当者や責任者も、どのような教え方が効果的で定着しやすいのか振り返ることが可能です。

学びっぱなしで終わりにせず、確実に定着するまでしっかりサポートできるのが、Monoxerの大きな強みと言えるでしょう。

引っ越しや配送サービスを行うアートセッティングデリバリー株式会社様では、OJTとMonoxerの組み合わせにより、新人がひとり立ちするまでの期間短縮を実現しています。

これまでは現場で仕事を覚えるしかありませんでしたが、Monoxerで知識を定着させることで、未経験者もいち早く戦力として活躍できるようになりました。指導者の負担も減り、教育コストを抑えることにもつながっています。

OJTは人材育成において重要な役割を担っていますが、OJT担当者のリソース不足や仕組み不足、認識不足などによりうまく機能しないことがあります。余裕を持ってOJTを実施するには、OJT担当者だけに任せるのではなく、会社全体でOJTに対する意識を改善し、仕組みを整えることが大切です。

「Monoxer」は、知識やスキルを「定着させる」ことに特化したオンライン学習ツールです。OJTとMonoxerの組み合わせで、人材育成の効率・効果を大きく向上させることが可能です。詳しくは以下をご覧ください。

ようこそ、記憶の近道へ。記憶定着をサポートする学習アプリ Monoxer