ナレッジ共有サービス（ツール）を活用するメリットと選び方｜知識定着に便利なサービスも紹介

業務に関連するナレッジ（経験やノウハウ）の共有は、業務の効率化や企業全体の業績向上に貢献します。ナレッジを共有できるサービスにはさまざまな種類がありますが、どのような基準でサービスを選べば良いのでしょうか。

ナレッジ共有サービスは、使いやすさや機能性、費用などを考慮して選ぶのが基本です。自社の課題をふまえて、必要十分な機能があるものを選択しましょう。

この記事では、ナレッジ共有サービスを利用するメリットを紹介した上で、ナレッジ共有サービスを選ぶポイントを解説します。記事を参考にしながら、自社の課題に合わせてサービスを選びましょう。

ナレッジは英語の「knowledge（知識）」のことで、ビジネスシーンでは、業務遂行に役立つ情報や経験、ノウハウのことを指します。

ナレッジは社員や会社それぞれに蓄積されていきますが、共有することで業務の属人化を防ぎ、従業員の能力に依存しないチーム作りが可能になります。

人材の流動性が高まり、働き方が多様化している昨今、業務の効率化や企業の発展にナレッジ共有は欠かせません。しかし、ナレッジを共有する風土や、共有する上でのルールがないと実行は難しいのが現状です。

また、蓄積されたナレッジをどのように活用するかも検討する必要があるでしょう。

このような課題を解決するのに役立つのが「ナレッジ共有サービス」です。以降では、ナレッジ共有サービスのメリットやサービスの選び方などを解説します。

ナレッジ共有サービスを導入すると、以下のようなメリットを得られます。

1. ナレッジを効率良く蓄積できる
2. ナレッジの検索性が高まる
3. 業務に関する知識・スキルを標準化できる

それぞれの内容を詳しくみていきましょう。

部署や社内で同一のサービスを利用することで、ナレッジの運用ルールを明確化でき、効率良く蓄積・共有できます。それにより、ナレッジは属人化されることなく、企業の情報資産になっていくでしょう。

また、担当の社員が不在の場合でも、顧客に対応できるようになる点もメリットです。ナレッジを活用することで、人材育成の労力削減も期待できるでしょう。

ナレッジ共有サービスを利用してナレッジをデジタル化することで、検索性を高められます。過去の情報だけでなく最新の情報も登録・検索できるようになる他、社内情報の連携も容易になり、顧客への対応がスムーズになるでしょう。

共有したナレッジを検索すれば、誰がどのような業務に詳しいのかも分かります。業務内容の相談先を瞬時に把握でき、業務を円滑に進められるでしょう。

業務に関するナレッジを標準化でき、業務品質を一定に保てるようになることも、ナレッジ共有サービスを導入するメリットです。誰が業務を行っても同一の品質でサービスを提供できることは、顧客の安心感にもつながるでしょう。

また、今までの成功事例・失敗事例や、個々のフィードバックを共有することで、全体のレベルアップを図れます。社内wikiやFAQとしてサービスを活用すれば、疑問をすぐに解消できるようになり、業務をより効率化できるでしょう。

ナレッジ共有サービスには多くの種類があり、それぞれ特徴が異なります。自社に合ったものを選ぶために、以下の3つのポイントを比較しましょう。

1. 使いやすさ
2. 機能性
3. 費用

使いやすさは、ナレッジ共有のハードルを下げる重要な要素です。使いにくいサービスを選んでしまうと、社員はサービスの利用を避けるようになってしまいます。

フォーマットの見やすさはもちろん、投稿・検索のしやすさなどもチェックしましょう。社内でのサービス利用の定着に向けて、サポートを受けられるサービスを選ぶのがお勧めです。

ナレッジ共有サービスの主な機能には、マニュアル作成や情報の検索・整理、ファイルの共有、外部ツールとの連携などがあります。

機能性が高いものには、AI機能や分析機能、高度なデータベース機能なども備わっており、より効率的にナレッジを共有できます。ただし、機能性が充実しているものは費用も高くなる傾向があるため、費用対効果を考慮しましょう。

テキスト以外の形式でもナレッジを共有したい場合は、動画や画像も共有できるサービスを選択するのがお勧めです。ナレッジをどのように活用したいのかをふまえて、必要十分な機能を持つサービスを選択しましょう。

ナレッジ共有サービスの費用は、無料のものやサブスクリプション型のものなどさまざまです。プランによって、利用できるユーザー数や機能が異なるものもあります。

試用期間があるサービスであれば、費用負担を減らしながら機能を確認できます。どのようなサービスを導入するか迷ったら、試用期間があるもの選択すると良いでしょう。予算に余裕があるなら、まずは部署を絞り、少人数でテストするのもお勧めです。

また、複数のサービスを比較すると、どのようなサービスが自社に合っているのか分かりやすくなります。

ナレッジをより効率良く社員に定着させたい、既存のナレッジ共有サービスでは知識定着に結び付かなかったという方には「Monoxer」がお薦めです。Monoxerの特徴や導入事例、導入手順を解説します。

Monoxerは、「定着」に特化した学習支援ツールです。

個々の記憶度と忘却速度を予測し、学習者に最適な問題を出題することで、効率良く知識を定着させられます。専用CSVでデータを取り込むことで簡単に問題を作成できる他、既成のコンテンツを購入して問題に使用することもできます。

また、知識・スキルの記憶状況を可視化できるため、データドリブン（データに基づいて行動できる）な人材育成が可能になります。

Monoxerは、インプットしたことが定着せず、アウトプットに結び付かない状況を改善させたい場合に最適なナレッジ共有サービスだといえるでしょう。

Monoxerの導入事例を3件紹介します。

アートセッティングデリバリー株式会社　様

株式会社ウィルオブ・コンストラクション　様

株式会社ビックカメラ　様

Monoxerは、以下の手順で導入できます。

1. お問い合わせ
2. 打ち合わせ
3. 実施方針・お見積りのご提示
4. PoC（概念実証）実施
5. 本導入に関するご判断

PoCでは、Monoxerによる学習前後のテストの平均点を比較したり、資格試験の合格率・平均点などをデータとして計測したりできます。PoCの内容を元に本導入の検討ができるため、安心して本導入を行えるでしょう。

Monoxerの詳細について不明な点があれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせはこちら

ナレッジ共有にあたっては、業務を進める上で、最低限これだけは全員に装着させたいと思っている知識・スキルを洗い出すことが大切です。闇雲にナレッジを共有しても、情報が過多になるばかりで活用につながりません。知識・スキルに優先順位をつけて、共有していくことが大切です。

共有しにくいナレッジ（暗黙知）は、共有しやすいナレッジ（形式知）へ変換しましょう。動画で作業を記録する、判断基準をリスト化する、ペア作業を取り入れるなどの方法をとれば、共有しにくいナレッジも伝わりやすくなります。

業務内容やナレッジの種類に合った方法で共有すると、より効率良くナレッジを活用できるでしょう。

ナレッジの共有は、業務の効率化や企業の発展に欠かせません。

効率良くナレッジを共有するためにも、ナレッジ共有サービスを活用しましょう。使いやすさや機能性、費用を確認した上で、自社の課題に合ったサービスを導入してください。

ハイパフォーマーのナレッジの展開や、業務に関連する知識の定着が課題となっている場合は、学習内容の定着を支援する「Monoxer」の利用がお勧めです。学習者に合わせた最適な難易度と頻度で問題を自動配信し、知識の定着を図れます。

ようこそ、記憶の近道へ。記憶定着をサポートする学習アプリ Monoxer